Reaching my goals in a timely fashion. Shot of a young businesswoman working on her admin.

ZZP boekhouden, je kan het ook zelf!

Met prijzen die steeds meer onder druk staan wordt het steeds interessanter om zelf je zzp boekhouding te doen. Energieprijzen stijgen naar ongekende hoogtes. Veel ZZP-ers hebben moeite om het hoofd boven water te houden. Het zelf uitvoeren van je ZZP boekhouding wordt een steeds reëlere optie. Maar is zelf ZZP boekhouden eigenlijk wel zo’n interessante optie? Wegen de kosten tegen de baten op? Zijn er risico’s verbonden aan zelf je administratie bij houden?

Wat komt er nu precies bij kijken als je zelf gaat ZZP boekhouden? In dit artikel bespreken we wat een ZZP boekhouding is, wat je nodig hebt en hoe je jezelf redelijk snel bekwaam kunt maken. We hopen dat je na het lezen van dit bericht voor jezelf een weloverwogen keuze kunt maken of zelf ZZP boekhouden iets voor jou is, of dat uitbesteden misschien een verstandiger optie is.

Wat is boekhouding ZZP?

We spreken van ZZP boekhouden als je voor jouw eenmanszaak een administratie bijhoudt, die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. In deze administratie hou je bij wat je verdient en welke kosten je maakt.

De definitie van ZZP boekhouden is dus, zoals wij dat zien opgebouwd uit een aantal delen:

  1. Inkomsten
  2. Uitgaven
  3. Rapporteren tbv de Belastingdienst

Natuurlijk is deze definitie hiermee nogal plat geslagen. ZZP boekhouden behelst veel meer dan dit. Maar toch, zijn dit in essentie het belangrijkste zaken die je bijhoudt bij ZZP boekhouden.

De Belastingdienst vermeldt op haar eigen website dat je als ZZP-er verplicht bent een goede administratie op te zetten en bij te houden, aangezien deze administratie de basis is voor al je ZZP belastingzaken. Omdat alles bijhouden een intensieve klus kan zijn voor veel ZZP-ers, maken veel ZZP-ers gebruik van boekhoudsoftware.

Eén van de belangrijkste onderdelen van je ZZP boekhouding is de balans. De balans is een overzicht van bezittingen, schulden en vermogen van je ZZP onderneming. De balans is een momentopname van je ZZP onderneming.

Kan je zelf de boekhouding doen?

ZZP-ers kunnen zelf de boekhouding doen. Je hoeft dit natuurlijk niet per sé uit te besteden. Er zijn veel ZZP-ers en eenmanszaken die zelf hun boekhouding doen. Wist je dat je niet verplicht bent een jaarrekening op te stellen als ZZP-er of eenmanszaak? Dat scheelt een boel werk.

ZZP boekhouden, zo doe je dat zelf!
ZZP boekhouden, zo doe je dat zelf!

Natuurlijk is deze boekhouding wel serieus. Het doen van belastingaangifte is wettelijk verplicht en als ondernemer ben je hiervoor verantwoordelijk en aansprakelijk. Het vereist dus een serieuze aanpak. We hebben succesvolle ZZP-ers begeleid die in de problemen waren gekomen met hun belastingaangiftes omdat ze hun ZZP boekhouding niet goed op orde hadden (gelukkig zijn ze weer helemaal in orde nu!).

Hoe moet ik een boekhouding bijhouden als ZZP-er of eenmanszaak?

Deze vraag krijgen wij vaak. Veel ZZP- ers kiezen er voor om eerst zelf te proberen om een boekhouding op te zetten. Zeker in de eerste periode, aangezien iedere Euro die je kunt besparen in het begin je kan helpen om verder te komen.

Wij adviseren ZZP-ers dan om het wel serieus aan te pakken. Soms lukt het niet goed en komt een ZZP-er na een tijdje bij ons terug met het verzoek om het alsnog te doen. Het kost ons dan vaak veel tijd om alles weer terug netjes te maken. ZZP Boekhouden is een vak apart en vereist zeker wat kennis en doorzettingsvermogen.

Wil je toch zelf ZZP boekhouden? Om zelf de boekhouding te doen heb je het volgende nodig:

  1. Een volledig functionerende ZZP- of eenmansonderneming (lees hier meer over het opstarten als ZZP-er), inclusief KvK-registratie en bankrekening met boekhoudkoppeling als je boekhoudsoftware gaat gebruiken om te ZZP boekhouden.
  2. Een tool of boekhoudsoftware om alles in bij te houden (boekhouden op papier is echt niet meer van deze tijd)
  3. Je belastingnummers (Omzetbelastingnummer, Loonbelastingnummer, BSN nummer) voor het doen van de juiste aangiftes
  4. Basiskennis van boekhouden:
    • Hoe werkt de balans?
    • Hoe werkt de Winst & Verlies rekening
  5. Nauwkeurigheid en Doorzettingsvermogen

Als je bovenstaande checklist compleet hebt, is het een kwestie van aan de slag gaan. Selecteer de ZZP boekhoudsoftware die je wilt gaan gebruiken via onze vergelijker of kies ervoor om het voorlopig in Excel te doen. Verderop bespreken we de mogelijkheid om Excel templates te gebruiken voor je boekhouding.

Hoe moeilijk is ZZP boekhouden?

Het valt best mee om ZZP boekhouden te leren. Als je goed georganiseerd te werk gaat kost het niet veel extra tijd. Zo kun je boekhouden een bijzaak maken en je eigen business natuurlijk de hoofdzaak. In ieder geval de volgende zaken hou je goed bij:

  • Ontvangen facturen
  • Kopieën van verzonden facturen
  • Reiskosten/ritregistratie van je zakelijke auto
  • Al je (zakelijke) bankafschriften
  • Urenadministratie
  • Contracten en overeenkomsten met klanten, leveranciers
  • Kassabonnen, kasadministratie

Natuurlijk is het meest makkelijke om alles digitaal bij te houden. Dit scheelt veel kastruimte en is minder gevoelig voor fysieke dreiging zoals waterschade, verkleuren (bijv. door licht) of juist brandschade. Natuurlijk moet je, ook als je alles digitaal opslaat, wel een goed plan hebben bijvoorbeeld voor opslag in de cloud.

Belangrijk is nauwkeurigheid. We zien veel ZZP-ers die aan het einde van de maand “wel even alles bijwerken”. We zien veel ZZP-ers die dat onderschatten. Als je aan het einde van de maand nog even alles bijwerkt, ben je vaak veel belangrijke informatie vergeten. De meest successvolle ZZP-administraties hebben wij gezien bij ZZP-ers die discipline hebben om elke dag in 5 minuten alles bij te werken. Zij focussen ook op correctheid, waardoor ze tegen de tijd dat aangiftes gedaan moeten worden, geen problemen hebben. Terwijl andere ZZP-ers dan in paniek op zoek zijn naar alle bonnetjes, verkoopfacturen en alles moeten bijwerken.

Ons belangrijkste advies voor ZZP-ers en eenmanszaken die zelf willen ZZP boekhouden:

Hou elke dag je administratie bij en gebruik goede software. Zo kost het een paar minuten per dag en voorkom je stress, problemen met de belastingdienst en hou je meer controle over je ZZP onderneming.

Als je niet zelf wilt ZZP boekhouden, wat dan?

Als je toch niet zelf de wil boekhouden als ZZP-er of eenmanszaak, zijn er natuurlijk alternatieven. Veel ZZP-ers zijn op z’n zachts gezegd absoluut niet gaan ondernemen om zelf de administratie bij te houden. Toch zijn ze er wel voor verantwoordelijk en ook aansprakelijk. Hoe besteed je dit werk uit en welke kosten moet je rekening houden?

Het is belangrijk dat je voor jezelf een aantal vragen beantwoordt:

  • Hoeveel tijd wil ik maximaal kwijt zijn per dag aan ZZP boekhouden?
  • Ben ik nauwkeurig genoeg om alles foutloos te verwerken?
  • Hoeveel extra omzet kan ik verdienen in de tijd die ik niet besteed aan zelf boekhouden?

Na beantwoorden van deze vragen zou je meer zicht moeten hebben op een maximaal budget om je ZZP boekhouding te laten doen. Als na nadenken en beantwoorden van deze vragen je tot de conclusie bent gekomen om je ZZP boekhouding uit te besteden, is het handig om meer te weten te komen of prijzen van boekhouders. Zo kun je kijken of een boekhouder past in het budget dat je bedacht hebt.

Wat kost een boekhouder je als ZZP-er?

Meestal kost een goede boekhouder voor ZZP of eenmanszaken tussen 60 en 80 EUR per uur. Dat is natuurlijk exclusief BTW. Naast de administratie (ZZP boekhouden), kan een boekhouder vaak ook je belastingaangifte verzorgen, voor de BTW, maar ook de jaarlijkse inkomstenbelasting. Sommige boekhouders hebben fiscalisten aan boord, die je kunnen helpen met het optimaliseren van je belastingen. Afhankelijk van de complexiteit van je onderneming kan de totale prijs per jaar aardig oplopen. Dit is natuurlijk afhankelijk van hoeveel diensten je wilt afnemen. ZZP Boekhouders hebben vaak hun handen vol aan belastingaangiftes. Reken bij uitbesteden van het ZZP boekhouden op 1.250 tot 1.750 EUR per jaar.

Veel boekhouders werken met online administratiepakketten. Hierop kun dan zelf inloggen, via een website of een app. Zo kun je zelf bijvoorbeeld facturen uploaden en in real-time zien hoe je ZZP of eenmansonderneming er voor staat. Hou er rekening mee, dat hoe completer je de dienstverlening verwacht, hoe hoger de prijs.

FreshZZP kan voor jou ZZP boekhouden

FreshZZP helpt je graag en neemt je werk uit handen. We staan bekend als de meest persoonlijke ZZP boekhouder van Nederland. Maar bovenal helpen we je zorgeloos ZZP-en zonder omkijken naar je boekhouding tegen een scherp tarief.

Wat heb ik nodig om zelf te kunnen ZZP boekhouden?

Sommige ZZP-ers hebben geen zin om hele softwarepakketten aan te schaffen. Gelukkig is met de komst van cloud-oplossingen het niet meer nodig om zelf software te installeren. De meeste software is beschikbaar op basis van “Pay-Per-Use”. Dat betekent dat iemand anders de software al beschikbaar gemaakt heeft, en jij alleen maar hoeft te betalen voor het kleine beetje van de beschikbare capaciteit, waarvan jij gebruik maakt. Sommige boekhoudpakketten zijn complex en vereisen dat je goede kennis hebt van ZZP boekhouden voordat je er goed mee kunt werken.

Hieronder plaatsten we een tool, om verschillende soorten (cloud-)boekhoudsoftware met elkaar te kunnen vergelijken, in het kort nemen we de bekenste pakketten hieronder met je door.

ZZP boekhoudhoudsoftware vergelijken in 2022, kan FreshZZP helpen?

Jazeker. We helpen je graag. Of wij nu je ZZP boekhouding uitvoeren of dat je het zelf wilt doen. Als jij de keuze maakt die bij jou past zijn wij blij. Onderstaande vergelijker biedt je de mogelijkheid om objectieve informatie over de verschillende pakketten te bekijken. Welke software past het beste bij jou en je ZZP onderneming? We begrijpen dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Hieronder vind je daarom onze vergelijker. Hierin hebben we de kennis die wij in de jaren hebben opgedaan voor je op een rij gezet, zodat jij de beste keuze kunt maken.

Mocht je kiezen om te werken met Exact Online, dat doen wij ook! Als je Exact Online kiest, kun je op een later moment ook heel gemakkelijk je ZZP administratie bij ons onderbrengen. Dit doe je simpelweg door ons als Accountant te selecteren, goedkeuring te geven en klaar ben je. Zo kun je eerst proberen zelf je boekhouding te doen, maar als het toch te veel werk is, hem eenvoudig bij ons onder brengen. Een veilige optie dus.

Boekhoudsoftware functionaliteiten

Niet alle boekhoudsoftware biedt exact dezelfde functionaliteiten. Natuurlijkzitten de bedrijven die de software produceren niet stil. Ze voegen steeds meer functionaliteiten toe om het de ZZP-er en de eenmanszaak zo makkelijk mogelijk te maken. Soms voegen ze functionaliteiten toe die een overkill kunnen zijn voor een ZZP-er of eenmanszaak.

Sommige boekhoudpakketten hebben functionaliteiten die gericht zijn op de soort business die je doet als ZZP-er. Werk je op urenbasis? Dan is het handig om een manier te hebben om geregistreerde tijd eenvoudig te kunnen factureren. Verkoop je online producten? Dan is een webshop koppeling natuurlijk erg handig.

Dit zijn de meest voorkomende functionaliteiten in ZZP boekhoudsoftware:

  • Branchegerelateerd:
    • Accountancy, Bouw, E-commerce, Flexbranche, Groothandel, Horeca, Zorg, Logistiek, Zakelijke dienstverlening, Onderwijs
  • Specifieke functionaliteit:
    • CRM (Klantenbeheer systeem), Urenregistratie, Voorraadbeheer, Offertetool, Facturatiemodule, Projectmanagement
  • Gemak bij aangiftes (belastingdienst):
    • BTW aangifte (Omzetbelasting), IB aangifte (Inkomstenbelasting), VPB aangifte (Vennootschapsbelasting), LB aangifte (Loonbelasting)
  • Gemak bij boekhouden:
    • Facturen maken
    • Facturen inscannen en automatisch boeken
    • Automatisch factureren (bijvoorbeeld abonnementen)
    • Bankkoppelingen voor automatisch verwerken van transacties
    • Mobiele app voor ZZP boekhouden onderweg

Extra functionaliteiten brengen, afhankelijk van de software leveranciers vaak extra kosten met zich mee, mar schelen je soms weer tijd. Deze tijd kun je dan weer anders benutten en zo wint iedereen.

Veel ZZP boekhoudpakketten bieden een mogelijkheid om de software kosteloos een maand te proberen. Als je (nog) niet je boekhouding wilt laten doen door een boekhouder, zoals FreshZZP, raden we je aan om de mogelijkheden goed te vergelijken. Onze tool biedt je daarbij de juiste hulp.

ZZP Excel boekhouding, is ZZP boekhouden in Excel mogelijk?

Wist je dat je een ZZP boekhouding ook kunt doen vanuit een Excel-sheet? Wij zijn zelf gecharmeerd van de exceltemplates van boekhoudeninexcel.nl. De templates zijn niet zo uitgebreid als professionele ZZP boekhoudsoftware, maar ze helpen je een goed eind op weg. Een mooi begin voor een glanzende carrière als ZZP-er! Natuurlijk zien we je graag later alsnog bij FreshZZP, als je zaak zo goed loopt dat je ook hier geen tijd meer voor hebt.

Klik hier voor een introductie in boekhouden in Excel!

Conclusie

Na het lezen van dit artikel zul je waarschijnlijk inzien dat ZZP boekhouden een kunst is. Het vergt inspanning, consistentie, doorzettingsvermogen en ook kennis. Wel kan het je geld schelen. Mits je het slim aanpakt natuurlijk. Je boekhouding laten uitvoeren door een boekhouder veroorzaakt niet alleen gemak, maar ook extra kosten. Wil je de kosten niet, zul je ook wat van het gemak moeten inleveren en zelf moeten leren boekhouden. De mate waarin je succesvol bent is hangt vooral af van hoe serieus je het administreren zelf kunt en wilt nemen.

Bovenal heb je afhankelijkheden van de mogelijkheden of onmogelijkheden van de boekhoudsoftware die je gebruikt. Deze component kan er voor zorgen dat het bij houden van je ZZP administratie veel of weinig tijd kost en kopzorgen veroorzaakt. Je kunt de tool eerder op deze pagina gebruiken om een goede objectieve vergelijking te maken tussen de verschillende ZZP boekhoudsoftware om tot een goede beslissing te komen. Wil je helemaal geen zorgen over je boekhouding, dan neem je contact op met een ZZP boekhouder, zoals FreshZZP. Je krijgt dan een app, waarin je makkelijk bonnetjes uploadt, real-time overzicht hebt en een enthousiast team, dat jou al het werk uit handen neemt.

Heb je ervaringen opgedaan met ZZP boekhoudsoftware, laat het vooral weten in de reacties hieronder! Zo help je andere ZZP-ers en eenmanszaken met betere keuzes maken.

Vergelijkbare berichten