Boekhouding ZZP: Toolbox Comfort in de praktijk

Boekhouding ZZP: Toolbox Comfort in de praktijk

Boekhouding ZZP bij FreshZZP

Een interview met Peter de Brabander, oprichter van FreshZZP.

We stellen Peter twaalf vragen, om erachter te komen hoe het echt in zijn werk gaat; hoe zijn visie over ZZP-ontzorging vertaald wordt naar de praktijk. Dit artikel focust op boekhouding, facturatie en factoring.

Vraag 1: Ik heb de Toolbox Comfort gekocht, de offerte goedgekeurd. Wat gebeurt er dan?

Peter: Binnen 2 werkdagen neemt een medewerker van FreshZZP telefonisch contact met je op. In dit gesprek nemen we door wat er moet gebeuren voor het aansluiten op de diensten van FreshZZP. We bepalen samen wat het beste moment is, bijvoorbeeld fiscaal, om de overstap te regelen. Soms is dat met ingang van een nieuw boekjaar, soms bij de start van een nieuwe belastingperiode. We nemen alles met je door zodat je precies weet wat je van ons mag en kunt verwachten.

Vraag 2: Mijn huidige administratie wordt gedaan door een administratiekantoor. Ik wil ook in het overstappen graag ontzorgt worden. Wat kun je voor mij betekenen, Peter?

Peter: FreshZZP neemt, met jouw toestemming, contact op met je oude administratiekantoor, om de situatie zo goed mogelijk in beeld te krijgen. We vallen je niet lastig met boekhoudkundige vragen, dit regelen we wel met je oude administrateur. Binnen 2 werkdagen realiseren we de overstap.

We informeren je per mail over de voortgang van de overstap, bij afronding bellen we je.

Vraag 3: Wat zijn de kosten voor deze hulp met overstappen?

Peter: Er zijn geen kosten verbonden aan de overstapservice van FreshZZP. 

Vraag 4: Ok. Mijn administratie is over naar FreshZZP. Wat heb je nu van me nodig?

Peter: Wanneer je boekhouding aangesloten is bij FreshZZP, dan is alleen het koppelen van je bank nog een vrijwillige optie. Deze koppeling zorgt ervoor dat er dagelijks automatisch updates komen in je boekhouding. Wil je dat niet dan volstaan afschriften van je bank. Op dit moment ondersteunen we Rabobank, ABNAMRO en ING koppelingen. We hopen in de nabije toekomst ook een koppeling met Knab te kunnen realiseren.

Vraag 5: Ik heb kosten gemaakt. De factuur kreeg ik per email binnen. Hoe komt deze in mijn administratie terecht?

Peter: Mail de factuur door naar [email protected]. Heb je gepind of een bon op papier, dan maak je daar een foto van in de app die FreshZZP ter beschikking stelt. That’s it.

Vraag 6: Mijn uren voor de eerste maand zijn ingevoerd in het urenregistratiesysteem van de klant. Hieruit komt een print en die is ondertekend door de klant. Wat doe ik met de getekende timesheet en wie maakt de factuur en stuurt die naar de klant?

Peter: Je maakt via de app van FreshZZP een foto en uploadt deze naar je administratie. FreshZZP maakt de factuur met je logo voor je en verstuurt deze naar de klant per email. 

Vraag 7: Ik heb voor de Toolbox Comfort gekozen vanwege de optie voor factoring. Ik zou hier graag gebruik van willen maken. Hoe gaat dit in zijn werk?

Peter: Wanneer je gebruik wilt maken van factoring moet een formulier debiteuren verpanding getekend worden. Ook je klant ondertekent dit formulier ter bevestiging dat zij op de hoogte is dat de betaling van jouw factuur gebeurt naar de rekening van FreshZZP. Zodra dit is gebeurd, maken we op jouw verzoek openstaande facturen binnen 3 werkdagen over naar je rekening.

Vraag 8: Als ik vandaag een verzoek voor vooruitbetaling van een factuur indien, wanneer heb ik het geld dan op mijn rekening staan?

Peter: Als de debiteurdenverpanding ondertekend is, maken we binnen 3 werkdagen na ontvangst van je verzoek het geld naar je over. Ben je een nieuwe klant, dan is het afhankelijk van de snelheid waarmee jijzelf en de klant alles rond kunnen maken.

Vraag 9: Het bedrag op mijn factuur is € 10.296 exclusief BTW voor een maand. Ik heb hiervoor 143 declarabele uren gewerkt. Als ik nu dit bedrag vooruitbetaald wil hebben, wat kost mij dat? Welk bedrag ontvang ik op mijn rekening?

Peter:

  • Kosten Comfort Toolbox: €1,50 per gefactureerd uur
  • Kosten Factoring: €1,50 per gefactureerd uur
  • Gewerkte uren: 143

Totaal: € 10.296 – € 429 = € 9.867.

Dit bedrag wordt vermeerderd met 21% BTW: € 11.939,07

€11.939,07 wordt binnen 3 werkdagen op je bankrekening gestort.

Vraag 10: Ik wil graag weten hoe ik ervoor sta. Wat moet ik doen om er nu achter te komen?

Peter: Via de app van FreshZZP kun je direct zien hoe je ervoor staat. De huidige stand van zaken is direct zichtbaar tezamen met de nog te betalen leveranciers en de te ontvangen facturen van klanten. Natuurlijk mag je ook bellen, dan vertellen we het je gewoon.

Vraag 11: Regelt FreshZZP mijn OB-aangifte ook? En hoe weet ik welke aangifte gedaan wordt? Als ik moet betalen, informeert FreshZZP mij dan?

Peter: FreshZZP regelt je OB aangifte voor je. Je wordt een week van tevoren geïnformeerd dat FreshZZP je aangifte gaat doen. We verzoeken je ook om bonnen of facturen over de betreffende periode binnen deze week te mailen of uploaden zodat we ze mee kunnen rekenen in de aangifte. Na de aangifte sturen we je per email een kopie van de aangifte met ingevuld wat je moet betalen of ontvangen, plus een eventueel betalingskenmerk. FreshZZP houdt van je belastingzaken een kopie, zodat we vragen later altijd goed kunnen beantwoorden.

Vraag 12: Ik wil een huis kopen en heb behoefte aan fiscaal/financieel advies. Kan ik FreshZZP vragen stellen?

Peter: Vragen stellen kan altijd. Niet alleen over een huis kopen, maar alles waar je onzekerheid over hebt als ZZP’er kun je vragen aan FreshZZP. Waar mogelijk geven wij zelf antwoord, maar soms is het verstandiger om je dan in contact te brengen met een specialist die samenwerkt met FreshZZP. FreshZZP stelt hoge eisen aan haar dienstverlening, dus zullen wij nooit een vraag beantwoorden waar we niet zeker van weten dat het juiste antwoord kan worden gegeven. Daarom hebben wij een sterk netwerk opgebouwd van specialisten op alle noodzakelijke gebieden m.b.t. zelfstandigen. Zodra FreshZZP een externe inschakelt voor advies, overleggen we dit eerst met jou en nemen eventuele kosten voor het advies van derden met je door.

Tot zover het interview met Peter de Brabander over factoring, administratie en boekhouding.

Binnenkort volgt een interview over jaarwerk, IB-aangifte en leaseauto’s.

 

Leave a Reply

Meer informatie ontvangen? Nu aanvragen!